Näited kirjade kirjutamisest. Ärikirjade etikett: kirjutamise nõuded ja reeglid

Nõudekiri– üks levinumaid ärikirjavahetuse liike. Ettevõtjate seas kasutatakse selliseid kirju siis, kui ühe organisatsiooni esindajad võtavad teenusesooviga ühendust teisega. Selliseid sõnumeid saab täielikult kasutada erinevaid olukordi nt kui on vaja hankida infot toodete kohta, vaadata kaubanäidiseid, kohtuda ärireisijaga, kooskõlastada mingeid toiminguid vms.

Taotluskirja kirjutamise reeglid

Juhime teie tähelepanu allalaadimiseks sellise dokumendi üldisele mallile:

FAILID

Arusaadavatel põhjustel puudub taotluskirjal standardne vorm, kuid vaatamata sellele on tegemist ametliku dokumendi vormiga. Seetõttu peaksite selle koostamisel järgima teatud kontoritöö ja ärieetika reeglitega kehtestatud standardeid. Enne otse selle koostamise põhireeglite juurde asumist tuleb märkida, et see võib olla suunatud kas inimeste rühmale (näiteks juhid, raamatupidamisosakonna töötajad, juristid jne) või konkreetsele adressaadile.

Nagu iga teine ​​dokument, peab see kiri sisaldama sissejuhatav osa, nimelt:

• andmed päringu esitanud saatva ettevõtte ja ettevõtte kohta, kellele see on adresseeritud;
• taotluse põhjus ("hilinemise tõttu", "kättesaamise tõttu", "tulemuste põhjal" jne);
• viited alusele (“suulise kokkuleppe alusel”, “läbirääkimiste alusel”, “alusel telefoni vestlus" jne.);
• pöördumise eesmärk (“küsimuse lahendamiseks”, “konflikti vältimiseks”, “rikkumiste kõrvaldamiseks” jne).

Järgnes põhiosa taotlusega otseselt seotud. Seda tuleb väljendada mis tahes tuletisvormi abil verbist "küsi" ("me palume teilt", "me esitame taotluse" jne) ja kuna selline sõnum on igal juhul taotlus mingisuguseks teenust, tuleb see kirjutada lugupidavalt. On hea, kui taotlusele eelneb kompliment ("tead oma suurepäraseid võimeid", "imetlete oma organisatsioonilisi andeid jne).

Kui kiri sisaldab korraga mitut taotlust, tuleb need märkida eraldi lõikudes või lõigetes.

Organisatsioonide vahelise kirjavahetuse ütlemata reeglid näevad ette, et mitmeetapilisele päringule saab vastuse saata ka ühe sõnumiga, iga kirje kohta eraldi kommentaarid. Tuleb märkida, et seda tüüpi kirjavahetus vähendab dokumentide ringluse mahtu ja seega ka selliste kirjade lugemiseks ja töötlemiseks kuluvat aega.

Kui kiri eeldab vastuse saamist teatud aja jooksul, tuleb see sõnumi tekstis võimalikult õigesti märkida.

Kirjad saadavad ja võtavad vastu reeglina organisatsiooni sekretärid (suurtes ettevõtetes teevad seda terved osakonnad). Pärast koostamist või lugemist edastavad nad ülevaatamiseks ettevõtte juhile. Erandiks on kirjad, millel on märge “konfidentsiaalne” või “isiklik kättetoimetamine” – sellised kirjad saadetakse otse adressaadile.

Nõudekirja kirjutamise juhised

Kuna see sõnum on osa ettevõtte kirjavahetusest, tuleb kõigepealt märkida selle autor, nimelt: saatva ettevõtte nimi, tegelik aadress ja kontakttelefon. Seejärel tuleb sisestada andmed adressaadi kohta: ka ettevõtte nimi ja konkreetne saaja. Edasi rea keskel saate kohe näidata, et see on taotluskiri (kuid see pole vajalik).

Kirja järgmine osa puudutab taotlust ennast. Esiteks on soovitatav seda põhjendada ja alles seejärel väljendada taotluse olemust. Lõpus tuleb kiri allkirjastada (parem, kui seda teeb ettevõtte juht või volitatud, usaldusväärne isik) ja märkida ka dokumendi koostamise kuupäev.

Kuidas kirja saata

Kirja saab saata e-posti või faksi teel – see on kiire ja mugav, kuid konservatiivne saatmine Vene Posti kaudu võimaldab kirja esitleda soliidselt ja atraktiivselt. Näiteks võite esitada taotluse kirjalikult käsitsi kauni kalligraafilise käekirjaga või printida teksti heale kallile paberile.

Tähelepanu sellistele pisiasjadele teeb adressaadile selgeks, kui lugupidav on vastane tema vastu ja samuti veel kord rõhutab taotluse tähtsust. Ainus, mida meeles pidada, on see, et kirjad tavapostiga võtavad kaua aega, mistõttu tuleb teade eelnevalt saata, et dokument jõuaks adressaadini õigel ajal.

Pärast kirja saatmist

See teade, nagu iga teinegi dokument, tuleb registreerida väljaminevate dokumentide päevikus. Samamoodi registreerib kirja saaja kirjavahetuse saabumise. Ärisuhetes ette tulevate arusaamatuste korral aitab kirjade saatmise ja vastuvõtmise fakti fikseerimine kiiresti olukorrast aru saada.

Näiteid selgitustega palvekirjade kirjutamisest

Seega oleme aru saanud, et päringukiri on kiri, mis sisaldab adressaadile suunatud taotlust. Teksti eesmärk on ärgitada adressaati sooritama toiminguid, mis on saatjale kasulikud. Kirjas peab olema sõnastatud taotlus ja selle põhjendus. Soovitav on taotlus sõnastada nii, et oleks põhjendatud, miks peaks taotluse täitmine saajale kasulik olema. Saatja ei pea mitte ainult teadma teksti koostamise reegleid, vaid arvestama ka psühholoogiliste nüanssidega. Järgmisena käsitleme konkreetseid näidismalle, olenevalt olukorrast.

Rahataotluse kiri

Kiri koostatakse juhul, kui on vaja saada rahaeraldis riigilt, sponsoritelt või üksikisikutelt.

MTÜst “Abi pensionärid”
Seadusandliku Assamblee liige
Ivanov I.I.

Tere, Ivan Ivanovitš. Olen MTÜ “Abiks pensionärile” esindaja. Aitame üksikuid pensionäre: toome süüa, aitame koristada ja remontida.

Meie organisatsioon on eksisteerinud 5 aastat. Varem jõudsime oma tegevust ise rahastada, kuid seoses vabaühenduste laienemisega hakkasid vahendid ammenduma. Vajame raha ruumide rentimiseks, töötajatele palkade maksmiseks ja seadmete ostmiseks.

President mainis hiljutisel valitsuse istungil pensionäride keerulist olukorda ja märkis, et olukord vajab kiiret muutmist. Sellega seoses küsin MTÜ “Abi pensionäridele” vajadusteks 200 000 rubla.

Lugupidamisega Petrova A. A.

Selgitus:

Ülaltoodud tekst on koostatud kõigi reeglite järgi. Tal on:

• MTÜ nimi ja selgitus selle tegevuse kohta.
• Rahapalve, selgitus selle vajalikkuse kohta (raha on vaja üüri ja palkade jaoks).
• Presidendi mainimine. Vajalik on põhjendada sponsorlusest saadavat kasu ametnikule. Millest asetäitjat huvitab? IN karjääri kasvu. Organisatsiooni abistamine aitab seda eesmärki saavutada.

Samuti on märgitud konkreetne rahasumma, mida äriorganisatsioon vajab.

Kauba kohaletoimetamise soovikiri

Tavaliselt saadetakse kiri ettevõtte partneritele. Soovitav on tekstis põhjendada mõlema ettevõtte vastastikust kasu.

Firma "AAA" juhile
Ivanov I.I.
BBB firma juhilt
Petrova B.B.

Tere, Ivan Ivanovitš. Soovime teie ettevõttelt tellida komplekti tooteid (täpsustub). Tundsime teie toote vastu huvi piirkondlikul näitusel.

Kui nõustute, teavitage meid teile sobivatest tarnetingimustest ja -tingimustest. Garanteerime õigeaegse makse. Loodame, et see on vastastikku kasuliku koostöö algus.

Meie kontaktid: (täpsustage).

Parimate soovidega, Boriss Borisovitš.

Kiri allahindluse sooviga

Tavaliselt saadetakse sellised tekstid ettevõtte tarnijatele. Näiteks korraldab organisatsioon näitusi. Tal on tarnija – trükikoda, mis tarnib brošüüre, stende, voldikuid jne. Teenuste maksumus on üsna kõrge. Kriis saabus ja ettevõttel muutus trükitoodete eest tasumine keeruliseks. See võib olla põhjus allahindluse küsimiseks.

Vostoki kompanii juhile
Ivanov I.I.
Firma "Zapad" juhilt
Petrova B.B.

Tere, Ivan Ivanov. Meie organisatsiooni mõjutas finantskriis. Meiega sõlmitud lepingute arv on vähenenud 20%. Kahjuks ei mõjutanud kriis mitte ainult meid, vaid ka meie kliente. Inimesed ei saa meie teenuste eest maksta sama palju kui varem. Seetõttu oleme võimaldanud piletitelt 25% allahindlust.

Seoses keerulise finantsolukorraga küsib meie ettevõte Teilt 15% allahindlust ülejäänud poole aasta lepingujärgse koostöö eest.

Saatsime kõigile oma tarnijatele kirju, milles palusime allahindlust. Kui 20% meie partneritest tagavad meile soodsad tingimused, jääb meie ettevõte ellu raske aeg ja ei sulgu. Meie üürileandjad ja telefonifirma on meile juba allahindlust teinud.

Parimate soovidega, Boriss Petrov.

Selgitus:

Kiri sisaldab järgmisi olulisi punkte:

• Soodustuse vajaduse selgitus.
• Täpse allahindluse summa ja ajastuse märge.
• Kaudne viide, et kui trükikoda allahindlust ei tee, siis firma lõpetab lepingu.

Tekst peab olema kirjutatud nii, et kiri loetakse lõpuni ja nõustutakse pakutud tingimustega.

Üüri alandamise kiri

Üür sööb ära enamiku organisatsioonide eelarved. Selle vähendamine võimaldab ettevõttel rasketel aegadel pinnal püsida. Kiri tuleks saata üürileandjale.

Ettevõtte "Plus" juht
Ivanov P.P.
Firma "Miinus" juhilt
Petrova I. I.

Tere, Petr Petrovitš. Meie ettevõtet mõjutas finantskriis. Tarbijate ostujõud on vähenenud ja ettevõtlustulu vähenenud. Sellega seoses palume alandada üüri 10%.

Kogu oma koostöö jooksul ei ole me kordagi maksetega viivitanud. Loodame, et teete meile järeleandmisi ja me säilitame oma ärisuhted. Garanteerime üüri õigeaegse maksmise vaatamata rasketele finantsoludele.

Parimate soovidega, Ivan Ivanovitš.

Selgitus:

Kirjas on oluline mainida, et ettevõte täitis eelnevalt võetud kohustused täies mahus. Üürileandja peab olema kindel, et üürileandja jätkab maksete tegemist. Samuti peab saaja aru saama, et kui ta pakutud tingimustega ei nõustu, keeldub üürnik tema teenustest.

Nõudekiri võla tasumiseks

Väga sageli tekivad võlad ettevõtete omavahelises suhtluses. Kui organisatsioon on võtnud kohustuse edaspidiseks koostööks võlgnevuse tekkinud vastaspoolega, saadetakse päringukiri.

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

Lugupeetud Ivan Ivanovitš, palume teil meie ettevõttele tagasi maksta võlg 200 000 rubla. Kogu selle aja jätkasime teiega koostööd, lootes jätkumisele ärisuhted. Nüüd oleme aga sunnitud teenuste osutamise peatama maksete puudumise tõttu.

Teie võla suurus on 200 000 rubla. Tasuda palume enne 01.03.2017. Kui võlga ei tasuta, oleme sunnitud küsimuse kohtus lahendama.

Parimate soovidega, Petr Petrovitš.

Selgitus:

Kiri peab sisaldama järgmisi punkte:

• Täpne võlasumma.
• Kuupäev, milleks võlg tuleb tasuda.
• Meetmed, mida ettevõte võtab, kui makseid ei laeku.

Tekstis võib mainida pikaajalist edukat koostööd organisatsiooniga. See peaks olema taotlus, mitte nõudmine. Nõude koostamisel kasutatakse teistsugust malli.

Makse edasilükkamise taotlus tarnijale

Organisatsioon varustas ettevõtet tootepartiiga, kuid ei maksnud selle eest. Võlg on tekkinud, kuid võlgnikul pole vahendeid maksta. Sel juhul on mõttekas kirjutada edasilükkamise kiri.

Firma "Kus on raha" juhile
Sidorov P.P.
Firma juhilt “Raha hakkab tulema”
Ivanova I.I.

Kallis Petr Petrovitš, me pole tasunud 200 000 rubla suurust võlga. Me ei kohku tagasi oma võlgnevusest, kuid praegu ei saa me raske finantsolukorra tõttu makseid täies mahus tasuda.

2 aastat oleme teiega hoidnud edukaid ärisuhteid ega jätnud mööda maksetähtaegadest. Täna palume tasuda osade kaupa. Meie ettevõte on valmis võlga tasuma kahes etapis:

• Teeme tagatisraha 100 000 rubla enne 1. märtsi 2017.
• 100 000 rubla deponeeritakse enne 1. aprilli 2017.

Lubame tasuda õigeaegselt. Täname mõistmise eest.

Parimate soovidega, Ivan Ivanovitš.

Kiri, milles nõutakse tasu teise organisatsiooni eest

Ettevõtte võla võib tasuda mõni muu organisatsioon. Loomulikult ei hakka juriidiline isik niisama aktsiate eest maksma. Tavaliselt saadetakse päringukiri ettevõtte võlgnikule või muule isikule, kellel on ettevõtte ees kohustusi.

Firma juhile “Raha hakkab tulema”
Ivanov I.I.
Firma “Kus on raha” juhilt
Sidorova P.P.

Lugupeetud Ivan Ivanovitš, teil on meie ettevõtte ees võlgnevus summas 300 000 rubla. Meie organisatsioonil oli võlg ka teisele ettevõttele summas 200 000 rubla. Palume tasuda meie võlg võlausaldajale summas 200 000 rubla. Vastutasuks anname Teile võlajäägi järelmaksu, mida Te eelnevalt taotlesite. Täname mõistmise eest.

Parimate soovidega, Petr Petrovitš.

Abipalve kiri probleemi lahendamisel

Iga ettevõte võib silmitsi seista keeruliste probleemidega, millega ei saa hakkama väljastpoolt abi. Abipalve kirja saab saata vajadusel näiteks ürituste läbiviimiseks. Taotlus saadetakse aadressile äriorganisatsioonid, valitsusagentuurid.

Ettevõtte "AAA" direktor
Petrov B.B.
Avalik-õiguslikust organisatsioonist
"Anname head"

Lugupeetud Boriss Borisovitš, olen avaliku organisatsiooni "Giving Good" esindaja. Korraldame ja viime läbi lastekodu lastele pidusid.

Palume teie abi pühade toiduvarude korraldamisel. Loomulikult mainime üritusel ka Sind ja Sinu ettevõtet. Tähistusel osalevad seadusandliku assamblee ja avalikkuse esindajad.

Saate meiega ühendust võtta telefonil XXX

Parimate soovidega, Ivan Ivanovitš.

Kokkuvõtteid tehes

Kombineerime kõik palvekirja kirjutamise reeglid. Kõigepealt tuleb ennast tutvustada ja oma tegemistest rääkida. Kuid sissejuhatavat osa ei tohiks välja venitada. Meie eesmärk on julgustada adressaati kirja lugema. Kui tekst on liiga pikk, ei loe saaja seda tõenäoliselt lõpuni. Seejärel peate hakkama oma taotlust esitama. Nõutav on täpsus: tähtaegade märkimine, rahasumma. Oluline on mõista, et saaja peab kasu tundma. Seetõttu tuleb kirjas ära näidata, miks oleks organisatsioonil kasulik palvet täita. Lõpus peate viisakalt ja ilma ärritamata hüvasti jätma.

Hea, informatiivse kirja koostamiseks peate pöörama erilist tähelepanu selle vormile ja sisule.
Ametlike kirjade puhul kasutatakse standardile vastavaid erivorme. Need sisaldavad kohustuslikke üksikasju, mis on paigutatud kindlas järjekorras.

Esiletõstmine:

• ametlikud kirjad,
• kommertskirjad,

samuti kirjad:

• nõudmine,
• märkama,
• vastata,
• tänulikkus,
• kutse,
• kaebus,
• nõudmine,
• kaastunne ja teised.

Püsielemendid kantakse vormilehele tüpograafiliselt. Praegu standardvorme praktiliselt ei kasutata, kuna kõigi vajalike detailidega paberit saab printida iseseisvalt printeris. Lisaks põhitekstile sisaldab kiri teavet adressaadi kohta: saatva organisatsiooni nimi, kontaktandmed, kirja number jne. Detailid võivad olla piki- või nurgelise paigutusega.

Kirja sisu tajumist mõjutab tehnilise esteetika põhimõtete järgimine selle kujundamisel. Inimsilm fikseerib objektide ülemise osa kergemini, nii et kirjutades on see küllastunud ja alumine osa, vastupidi, on "stabiilsem".

Näidisvormide standardid kehtestavad ühtses süsteemis asuvate dokumentide väljade vormingu ja suuruse, nõuded struktuursele ruudustikule, detailide olemasolu ja paigutuse järjekorra. Sellised dokumendid koosnevad kolmest põhiosast, mis paiknevad selgelt piiritletud aladel, mis tagab teksti kiire ja lihtsa mõistmise.

Nõutavad funktsioonid üksikud liigid dokumentatsioon on seaduse või erinevate määrustega kehtestatud üksikasjad. Nende asukoht ja koostis peavad vastama standarditele (GOST R.30-2003).

Üldtunnustatud standardid aitavad kaasa: vormide tsentraliseeritud tootmise korraldamisele, trükitööde maksumuse vähendamisele, kirjade kujundamise ja koostamise tööjõukulude vähendamisele, vajaliku teabe visuaalse otsimise hõlbustamisele, organisatsiooni- ja arvutitehnoloogia kasutamise võimaluse laiendamisele dokumentide töötlemisel.

Näidisvorm on aluseks igat tüüpi juhtimisdokumentatsiooni vormide koostamisel. Detailide asukoha jaoks eraldatud ala võrdub teatud detaili optimaalse mahuga trükitähtedes.
Sõltuvalt eesmärgist sisaldavad dokumendid kuni 31 detaili. Kuid nende täielikku komplekti pole üheski dokumendis, kuna igal tüübil on oma koostis.

Rekvisiidid

Ametlike kirjade puhul kasutatakse järgmisi üksikasju:

• riigi embleem (riigiettevõtted),
• embleem või logo,
• OKPO kood (kui on),
• OKUD kood,
• Ärinimi,
• juriidiline ja postiaadress,
• pangaandmed,
• telefoni ja faksi number,
• dokumendi register,
• kuupäev,
• link indeksi ja kuupäeva juurde,
• sihtkoht,
• pealkiri,
• tekst,
• allkirjad,
• Esineja täisnimi ja telefoninumber.

Vajadusel kirjuta üles veebilehtede aadressid ja Meil ettevõtetele.

Ametlikus kirjas olevat detailide kogumit nimetatakse vormiks. Mõned neist on trükitud vormile tüpograafilisel meetodil. Kõikidel dokumentidel on lisaks ametlikule kirjale ka nende tüübi nimi, näiteks “Akt”, “Otsus” jne.
Adressaadi organisatsiooni nimi kirjutatakse täismahus ja lühendatult. Tähtede vormistamise nõuded sõltuvad ettevõttest. Valitsusagentuurid Järgige veatult koostamise reegleid.

Koostamine mitmesugused ärikirjad– vajalik osa ettevõtete esindajate tööst. Tänu sellistele sõnumitele saavad nad võimaluse lahendada äriprobleeme kõige kättesaadavamal, kiireimal ja optimaalsemal viisil.

FAILID

Mis tüüpi ärikirjad on olemas?

Tavaliselt võib ärikirjad jagada mitmeks põhikategooriaks:

• õnnitluskiri;
• infopost;
• ja nii edasi.

Kõigi nende kirjade vastused, mis on samuti osa ametlikust ärikirjavahetusest ja on samuti kirjutatud teatud kaanonite järgi, saate märkida eraldi kirjena.

Kes peaks tegutsema kirja autorina?

Ärikirjad peavad alati sisaldama allkirja. Sel juhul saab kirja otse koostada iga ettevõtte töötaja, kelle pädevusse kuulub see funktsioon või kes on selleks direktori korraldusega volitatud. Tavaliselt on selleks spetsialist või struktuuriüksuse juht, kelle jurisdiktsiooni alla kuulub sõnumi teema. Kuid olenemata sellest, kes kirjatööga tegeleb, tuleb kiri igal juhul esitada juhile kinnitamiseks, pidades silmas, et see on kirjutatud ettevõtte nimel.

Ärikirjade kirjutamise üldreeglid

Kõik ärisõnumid peaksid puudutama ainult ettevõtte tegevust või sellega seotud asjaolusid. Samal ajal peavad nad sõltumata sisust järgima teatud nõudeid.

Esiteks on see teatud struktuur. Sõnum peaks alati sisaldama:

• kirjutamise kuupäev,
• saatja ja saaja andmed,
• viisakas pöördumine (sõnaga "Kallis Ivan Petrovitš", "Kallis Jelena Grigorjevna"),

Tuleb märkida, et kirju saab adresseerida nii üksikutele töötajatele kui ka tervetele meeskondadele (sel juhul piisab, kui piirduda tervitusega "Tere pärastlõunal!").

teabekomponent, mis sisaldab kirja kirjutamise aluseks olnud põhjuseid ja eesmärke,

palved ja selgitused

järeldus.

Kirjaga võivad kaasneda erinevad lisadokumendid, foto- ja videotõendid – olemasolu korral peab see põhitekstis kajastuma.

Kirja saab koostada kas tavalisele A4-formaadis lehele või organisatsiooni kirjaplangile. Eelistatav on teine ​​võimalus, kuna see ei nõua lisaks ettevõtte andmete käsitsi sisestamist, näeb selline kiri auväärsem välja ja näitab taas, et sõnum kuulub ametlikku kirjavahetusse. Seda saab kirjutada käsitsi (eriti edukad on kalligraafilise käekirjaga kirjutatud tähed) või trükkida arvutis (mugav, kui peate koostama kirja mitu koopiat).

Kiri peab olema allkirjaga kinnitatud, aga templi panemine pole vajalik, sest Alates 2016. aastast on juriidilised isikud vabastatud oma tegevuses pitsatite kasutamise vajadusest.

Enne saatmist registreeritakse sõnum vajadusel väljamineva dokumentatsiooni ajakirjas, kus sellele omistatakse number ja määratakse väljumiskuupäev.

Millele kirja kirjutamisel tähelepanu pöörata

Kirja koostamisel peate hoolikalt jälgima õigekirja, järgima vene keele reegleid ja norme sõnavara, grammatika, kirjavahemärkide jms osas. Saajad pööravad alati tähelepanu sellele, kui hästi sõnumis olevad mõtted on esitatud ja vormistatud.

Me ei tohiks unustada, et läbiviidud uuringud näitavad selgelt, et inimesed ei ole nõus kulutama sedalaadi kirjade lugemisele rohkem kui ühe minuti.

Kiri tuleb kirjutada õiges vormis, ilma "mõtteid mööda puud laiali ajamata", üsna lühidalt ja sisutihedalt. Iga uus teema tuleks vormistada eraldi lõiguna, mis vajadusel jagada lõikudeks. Lisaks annab lühike ja selge kiri adressaadile teada, et autor väärtustab oma aega. Siin sobib ütlus “lühisus on andekuse õde”.

Mida ei tohiks ärikirjas lubada

Ärikirjades on nipsakas või kergemeelne toon täiesti vastuvõetamatu, nagu ka liiga kuiv tekst ja banaalsed "klišeed". Samuti tuleks vältida keerulist sõnastust, osa- ja määrlausete rohkust, arusaadavat eriterminoloogiat kitsale ringile spetsialistid.

Kiri ei tohi sisaldada kontrollimata, ebausaldusväärset ja eriti tahtlikult valeandmeid.

Tuleb meeles pidada, et seda tüüpi sõnumid ei ole mitte ainult osa tavapärasest ärikirjavahetusest, vaid paljudel juhtudel viitavad ka ametlikele dokumentidele, mis võivad hiljem omandada juriidiliselt olulise staatuse.

Kuidas kirja saata

Iga ametlikku teadet saab saata mitmel põhilisel viisil.

1. Esimene, kõige kaasaegsem ja kiireim, toimub elektrooniliste sidevahendite kaudu. See on mugav ja kiire ning võimaldab teil saata ka peaaegu piiramatu mahuga teavet.

   Siin on ainult üks miinus - millal suured hulgad kiri adressaadilt, võib kiri kergesti kaduda või sattuda rämpsposti kausta, seega on sellisel viisil kirju saates soovitatav lisaks veenduda, et kiri on kätte saadud (lihtsa telefonikõne kaudu).

2. Teine viis: konservatiivne, mis võimaldab saata sõnumi Vene Postiga. Sel juhul on soovitatav kasutada tähitud kirjaga saatmise funktsiooni koos tagastuskviitungiga – see vorm garanteerib kirja jõudmise adressaadini, mille kohta saab saaja eriteate.

   Tavaliselt kasutatakse tavapostiga saatmist juhtudel, kui saadetakse originaaldokumente, elava allkirjaga kinnitatud kirju ja pitsereid.

3. Saate saata kirja ka faksi või erinevate kiirsõnumite kaudu, kuid ainult tingimusel, et partnerite vaheline suhe on piisavalt tihe, et seda tüüpi kirjavahetust võimaldada.

ÄRIKIRJA TEKSTI STRUKTUUR

ÄRIKIRJA KIRJUTAMISE PÕHIREEGLID

Ärikirjadel on koostamise ja vormistamise reeglid, mis tulenevad nende kuulumisest teabe- ja viitedokumentide hulka. Kirja koostamisel peab autor põhjalikult läbi mõtlema, mis eesmärgil ta kirja koostab ja mida ta selle kaalumise tulemusena ootab. Ta peab enda jaoks selgelt selgeks tegema, mida adressaat teab kirja teemast, millele saab lähtepunktiks toetuda ja millist uut informatsiooni adressaadile veel ei tea, mille nimel kirja koostatakse. Argumendi iseloom ja teksti koostis sõltuvad kirja eesmärgist. Eristada saab järgmisi kirjade ettevalmistamise ja koostamise etappe:

Olemasoleva probleemi uurimine

Kirja mustandi koostamine ja kirjutamine

Kirja kavandi kooskõlastamine

Juhataja allkiri

Registreerimine

Ärasaatmine

Vaatame neid etappe. Probleemi olemuse uurimine hõlmab: piisava teabe kogumist see küsimus, vajadusel tutvuda teema sisuliselt seadusandlusega, analüüsida varasemaid selleteemalisi pöördumisi ja neile vastuseid. Seejärel hakkavad nad kirja teksti koostama.

Ärikirja teksti ülesehitus

Kirja teksti kirjutamine on töömahukas protsess. Tähtis ülesanne kirja koostamisel - selle infoküllastus, st sellesse kaasamine vajalik kogus teavet. Kirjutamine võib olla ühe- või mitmeaspektiline. Üks kirja aspekt moodustab tavaliselt kogu kirja sisu ja enamasti on need kirjad, mis ei vaja vastust. Mitme aspektiga kirjade tekst võib koosneda järgmistest aspektidest: lõigud, klauslid, alapunktid, lõigud. Iga aspekti esitlus peab algama lõiguga. Ärikirjavahetust iseloomustab kalduvus koostada valdavalt mitmetahulisi kirju. Kiri koostatakse tavaliselt järgmise skeemi järgi: sissejuhatus, põhiosa, järeldus. Sissejuhatavas osas on: link dokumendile, selle üksikud punktid, mis olid kirja koostamise aluseks; faktiväide, milles on märgitud kirja koostamise eesmärk (põhjus). Dokumendile viidates märgitakse selle andmed järgmises järjestuses: dokumendi liigi nimetus, autor, kuupäev, dokumendi registreerimisnumber, pealkiri, näiteks: Vastavalt valitsuse määrusele Venemaa Föderatsioon 27. juuni 2004 nr 620 “Näidiseeskirjade kinnitamise kohta...” Põhiosa sisaldab sündmuse kirjeldust, hetkeolukorda, nende analüüsi ja esitatud tõendeid. Just selles osas on vaja veenda, tõestada, et koosolekul (konverentsil, ümarlaud) osalemine on vajalik, et toodetud tooted või osutatavad teenused oleksid parimad, et soov tuleb täita jne. Kirja kokkuvõte kujutab endast järeldusi taotluste, ettepanekute, seisukohtade, keeldumiste, meeldetuletuste jms kujul. Kiri võib sisaldada ainult ühte viimast osa. Kirja põhiküsimused peavad olema selgelt sõnastatud ja paigutatud järjestusse, mis on tajumiseks kõige optimaalsem. Pärast mustandi koostamist ja kirjutamist teenuskiri tuleb toimetada. Ärikiri algab peaaegu alati aadressiga. See väike osa tekstist on suhtluseesmärgil äärmiselt oluline. Õigesti valitud sõnum ei tõmba mitte ainult adressaadi tähelepanu, vaid annab ka kirjavahetusele õige tooni ning aitab luua ja hoida ärisuhteid. Pöördumise tähtsuse määrab kirja autor. Erilist tähelepanu väärib aadressile järgnev kirjavahemärk. Aadressi järel olev koma annab kirjale juhusliku iseloomu, hüüumärk aga rõhutab olulisust ja vormilist stiili. Teksti kirjutaja peab arvestama järgmiste teguritega:

1. Adressaadi sotsiaalne positsioon tema enda suhtes;
2. tutvuse aste, suhte iseloom;

3. Suhtlusolukorra formaalsus/mitteametlikkus;
4. Etteantud kõnerühmas kehtivad etiketiõigused.

Trükituna on pöördumine keskele:

Kallis Mihhail Petrovitš!

Kirja tekst võib lõppeda palve täitmise ootuse väljendamisega (garantiid, esindused, kutsed, meeldetuletused), aga ka viisakusvalemiga, näiteks:
Tänan osutatud abi eest ja kinnitan, et teie edastatud teave on vastastikku kasuliku koostöö arendamisel väga oluline.
Kasutan võimalust ja tänan kutse eest...
Avaldan lootust viljakale koostööle ja Aktiivne osalemine probleemide lahendamisel, meie edasiste programmitegevuste väljatöötamisel ja elluviimisel.
Viisakusvalem asub enne atribuuti “signature”, trükitud lõigust ja eraldatud positsioonist komaga. Ametinimetus kirjutatakse suurtähtedega või väiketäht sõltuvalt sellest, kuidas ametikoht on organisatsiooni asutamis- või reguleerivates dokumentides märgitud. Kui kiri väljastatakse ametniku kirjaplangil, siis atribuudil “allkiri” ametikoha nime ei märgita.

IN ametlik kirjavahetus ametlikult rakendatud äristiil.
Äristiil on kombinatsioon kõne tähendab, mille ülesanne on teenida ametlike ärisuhete sfääri.
Äristiili tunnused, sellele omased eripärad, seda tüüpi keele stiilinormid kujunesid välja nende tingimuste mõjul, milles ärisuhtlus toimub. Need tingimused on järgmised:
1. Ärisuhtluses osalejad on valdavalt juriidilised isikud - organisatsioonid, asutused, ettevõtted, keda esindavad juhtide ja muude ametnike nimel tegutsejad;
2. Organisatsioonide vaheliste infosuhete olemus ja sisu on üsna rangelt reguleeritud;
3. Ärisuhtluse teemaks on organisatsiooni tegevused: juhtimis-, tootmis-, majandus-,
teaduslik, tehniline jne;
4. Valdav enamus juhtimisdokumente on suunatud konkreetsele saajale;
5. Enamik organisatsioonide tegevuses tekkivaid ja kirjalikku dokumenteerimist nõudvaid olukordi on seotud korduvate sarnaste olukordadega.
Arvestatud ärisuhtluse tingimused moodustavad juhtimisteabele teatud nõuded. Juhtimisvaldkonna tõhusa infovahetuse tagamiseks peavad teabel olema teatud omadused.

Ta peab olema:
1. Ametlik olemus, mis rõhutab suhte ärilist alust, nende mitteisiklikku olemust ning viitab ka teatud distantsile, mis eksisteerib ärisuhtluses osalejate vahel;
2. Adresseeritud, kuna juhtimisdokument on alati mõeldud konkreetsele saajale, ametnikule, organisatsioonile, organisatsioonide rühmale;
3. Ajakohane, kuna dokument peab sisaldama täpselt seda infot, milles vaja läheb Sel hetkel aega tõhustada juhtimisotsus või
muuks kasutuseks juhtimistegevuses;
4. Objektiivne ja usaldusväärne, kuna tulemuslik juhtimistegevus eeldab sündmuste, faktide ja nähtuste erapooletut ja erapooletut hindamist;
5. Veenev, põhjendatud, kuna ärisuhtluse ülesanne on julgustada adressaati tegema (või mitte tegema)
teatud toimingud;
6. Täielik ja piisav juhtimisotsuste tegemiseks. Vajalikuks võib osutuda teabe puudumine
lisaks küsida teavet, luua kirjavahetust,
põhjustada põhjendamatut aja- ja rahakaotust.
Äristiilis on kombinatsioon konkreetsed märgid, eristades seda teistest keelestiilidest – teaduslikust, ajakirjanduslikust, kõnekeelest ja ilukirjanduse keelest.
Äristiili peamised nõuded on järgmised:

esitluse standardimine;

esitluse neutraalne toon;

sõnastuse täpsus ja kindlus, sõnastuse ühemõttelisus ja ühtsus;

teksti esituse kokkuvõtlikkus, lühidus;

keelevalemite kasutamine;

terminite kasutamine;

leksikaalsete ja graafiliste lühendite kasutamine;

passiivsete konstruktsioonide ülekaal reaalsete konstruktsioonide ees;

fraaside kasutamine verbaalse nimisõnaga;

sõnade järjestikuse allutusega konstruktsioonide kasutamine genitiivi- ja instrumentaalkäändes;

lihtsate tavalausete ülekaal.

Ärikõne standardimine hõlmab kõiki keeletasemeid – sõnavara, morfoloogiat ja süntaksit. Tänaseks on ärikõnesse kogunenud tohutult palju termineid, fraase ja valemeid. Valmiskonstruktsioonide kasutamine võimaldab vältida aja raiskamist tüüpolukordi iseloomustavate definitsioonide otsimisele. Ärikõne standardimine suurendab oluliselt dokumentide teabesisu, hõlbustab oluliselt nende tajumist, mis aitab üldiselt optimeerida dokumendivoogu.
Esitluse neutraalne toon on ametliku ärisuhtluse norm, mis väljendub esitluse kõige rangemas ja vaoshoitumas. Esitlustooni neutraalsus välistab võimaluse kasutada tekstides ekspressiivseid ja emotsionaalselt laetud keelevahendeid (kõnekeele sõnavara ja vahelehüüdeid). kujundlikud vahendid ja sõnad, mida kasutatakse ülekantud tähenduses. Kirja tekstis sisalduv teave on oma olemuselt ametlik. Seetõttu tuleks dokumentides minimeerida isiklikku, subjektiivset elementi. Dokumendikeelest jäetakse välja sõnad, millel on hääldatud emotsionaalne varjund (deminutiivse sufiksiga sõnad, liialdus- või taandussufiksitega sõnad).
Siiski ei saa eeldada, et ametlik dokument täiesti emotsioonideta.
Enamiku dokumentide eesmärk on adressaati huvitada, veenda ja julgustada tegutsema autori soovitud suunas. Juhtimisdokument ei saavuta oma eesmärki, kui sellel puuduvad emotsionaalsed varjundid, kuid emotsionaalsus peaks olema varjatud ja saavutatud mitte keele, vaid sisu kaudu. See peaks olema peidetud välise rahuliku, neutraalse esitlustooni taha. Esitluse täpsus eeldab dokumendi sisu ühemõttelist mõistmist.
Teksti selguse ja täpsuse määrab eelkõige teksti õige kompositsiooniline ülesehitus, puudumine loogikavead, läbimõeldus ja sõnastuse selgus - stabiilsed fraasid, kujundlike väljendite puudumine.
Teksti lakooniline esitus saavutatakse keeleliste vahendite säästliku kasutamisega, välistades kõne liiasuse - lisatähendust kandvad sõnad ja väljendid.
Teksti ülevaatlikkuse ehk lühiduse nõue on otseselt seotud teksti mahu vähendamisega. Lühiduse nõue sunnib dokumendi teemat selgemalt sõnastama, säästlikult keelt kasutama ja välistama mittevajalikud sõnad, mis ei kanna kaasas vajalikku teavet, põhjendamatuid kordusi ja ebavajalikke detaile.
Kiri peab olema veenev, olenemata sellest, kellele see on saadetud, ja sisaldama täpsed kuupäevad, vaieldamatud faktid ja järeldused.
Üks ärikõne tunnuseid on keeleliste valemite laialdane kasutamine - stabiilsed (malli) fraasid, mida kasutatakse muutmata kujul. Konkreetse tegevuse motiveerimiseks kasutatakse järgmisi väljendeid:

Teatame, et alates... kuni...;
- Teatame, et seisuga...;
- Saadame teile kokkulepitud...;
- Palume teil kaaluda...,
- Kontrollimisel tuvastati, et....;
- Rahalise abi puudumise tõttu...;
- Raske majandusliku olukorra tõttu...;
- Vastavalt teie kirjale...;
- Ühise töö tegemiseks...;
- Vastavalt protokollile...;
- Meie kokkuleppe kinnituseks...;
- Vastutuse tugevdamiseks... jne.

Keelelised valemid on korduvates olukordades kasutatavate keeleliste vahendite ühendamise tulemus. Lisaks tüüpilise sisu väljendamisele toimivad keelevalemid sageli teksti juriidiliselt oluliste komponentidena, ilma milleta ei ole dokumendil piisavat juriidilist jõudu:

Tagame laenu tagasimakse summas...,
- Garanteerime makse. Meie pangaandmed...,
- Juhtimine rakendamise üle on määratud...

Termin on sõna või fraas, millele on omistatud konkreetne või eriline mõiste. Eraldi teadmiste või kutsetegevuse valdkonna mõistete kogum moodustab terminoloogia ehk terminisüsteemi.
Rangelt fikseeritud tähenduses mõistete kasutamine tagab teksti ühemõttelise mõistmise, mis on ärisuhtluses väga oluline.
Juhtimisdokumentatsioonis kasutatavad terminid on valdkonna terminoloogia, mis kajastab selle ainevaldkonna sisu, millele dokumendi sisu on pühendatud, samuti dokumentatsiooni toetamise valdkonnas välja kujunenud termineid.
Mõistekasutuse korrektsus ja stabiilsus praktikas saavutatakse terminoloogiasõnastike ja standardite kasutamisega, mis loovad rangelt üheselt mõistetava mõistete ja terminite süsteemi ning aitavad korrastada terminoloogiat. Juhtimise dokumentatsiooni toetamise valdkonnas kasutatavad mõisted on kirjas GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused".

Termini kasutamisel tuleb tagada, et see oleks adressaadile arusaadav. Kui kirja autoril on selles kahtlusi, tuleb teha üks järgmistest:

Andke mõiste ametlik definitsioon;

Dešifreerige termini tähendus neutraalse sõnavara abil;

Eemaldage termin või asendage see üldiselt mõistetava sõna või väljendiga.

Terminite kasutamise raskused on tingitud ka sellest, et terminisüsteem on pidevas muutumises: olemasolevate mõistete sisu muutub, tekib uusi, osa mõisteid vananeb, neid tähistavad mõisted langevad kasutusest välja.
Polüsemantiliste terminite (sünonüümterminite) kasutamisel tuleb arvestada, et ühes dokumendis saab terminit kasutada ainult ühes selle tähenduses. Näiteks mõisted “leping”, “leping”, “leping” on sünonüümid, kuid erinevad nende rakenduspraktikast. IN tööseadusandlus me räägime O tööleping(leping); tsiviilõiguses - kahe- ja mitmepoolseid tehinguid nimetatakse lepinguteks; Väliskaubandustegevuses on rohkem levinud mõiste „leping“ on lepingutes fikseeritud ka mitmed muud valdkonnad.

Veel üks ärikõne tunnusjoon. Ärikõnes kasutatakse lühendeid. Sõnalühendeid on kahte peamist tüüpi:
1. Leksikaalsed (lühendid) - keerulised lühendatud sõnad, mis on moodustatud osa nende moodustavate tähtede eemaldamisest sõnade osadest: SRÜ, LLC, hädaolukordade ministeerium, tuumaelektrijaam, GOST, GUM, Roskomzem, pearaamatupidaja, juht, asetäitja, eriüksused.
2. Graafika - kirjas kasutatavate sõnade lühendid: gr-n, tchk, zh-d, kv. m jne.

Tähtedes tuleks kasutada ainult ametlikult aktsepteeritud lühendeid, nimetusi ja termineid. Asutuste, organisatsioonide ja ametikohtade nimed, ametinimetused, mõõtühikud, geograafilised nimetused ja muud peavad täpselt vastama ametlikele nimedele.

Ärikõne teine ​​tunnusjoon on sõnade järjestikuse allutusega konstruktsioonide kasutamine genitiivis või instrumentaalkäändes:
- Pakume Teile lahendusvariante (millised?) elamute ja administratiivhoonete kütte-, ventilatsiooni- ja sanitaarseadmete rekonstrueerimiseks.
- Jagame täielikult vajadust (mida?) võimaliku koostöö konkreetsete küsimuste edasiseks aruteluks.
- Vastavalt Vene Föderatsiooni presidendi kinnitatud põhitegevuste loetelule (mida?) Suure Isamaasõja võidu 60. aastapäeva tähistamise ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks...

Vastavalt personali graafikule...

Ärikõnet iseloomustab fraaside kasutamine verbaalsete nimisõnadega. Ärikõnes kasutatakse tegusõnade asemel konstruktsioone verbaalsetest nimisõnadest, millel on tegu tähendusega: abistama (ja mitte abistama), abistama (ja mitte abistama), koristama (ja mitte koristama), toetama. (ja mitte toetama), remonti tegema (mitte parandama).
Kirjutamisel on oluline esituse lihtsus ja lihtsate, tavaliste lausete ülekaal. Äristiili eripäraks on lihtsate tavaliste lausete, üheosaliste (ühe põhiliikmega - subjekt või predikaat) või kaheosaliste (kahe põhiliikmega - subjekt ja predikaat) kasutamine koos isoleeritud fraasidega (osalause, määrsõna, isoleeritud määratlused), sissejuhatavad sõnad ja laused, näiteks:
- Seoses ühisettevõtte "MIO" põhikapitali sissemakstud linnavara kasutamise äärmiselt madala efektiivsusega, samuti mootorsõidukipargi ebapiisava töökoormuse ja kahjumlikkusega, palume lahendada linnavara võõrandamise küsimus. linna osa linnahalli finants- ja majandusjuhtimiseks.

Soovitav on koostada kiri ühes küsimuses. Kui teil on vaja organisatsiooniga korraga ühendust võtta mitmes erinevas küsimuses, on soovitatav kirjutada igaühe jaoks eraldi kiri.
Ühe kirja tekstis saate väljendada taotlusi või muid küsimusi, kui need antakse täitmiseks ühele isikule.
Ärikirjavahetus sisaldab lisaks traditsioonilistele keelevalemitele võõrsõnu ja väljendeid. Praktikas mängivad nad keeleliste valemite rolli. Mõned neist on üldtuntud, mõned vähem levinud. Tuleb meeles pidada, et kasutamine võõrsõnad hõngu kergelt vanamoodsalt, kuid samas jätab see neid sõnu teadvast partnerist hea mulje ja võimaldab välist lugejat segadusse ajada.

Õpetlik;

Kaasnev;

Garantii;

Informatiivne;

Aitäh;

Palju õnne;

Samuti on soovikirjad, palvekirjad, teavituskirjad, vastuskirjad, kutsekirjad jne. Igal kirjatüübil on koostamisel ja kujundamisel oma eripärad.

Kutsekirjad

Seminaridel, koosolekutel ja muudel üritustel osalemise pakkumisega kutsed on tavaliselt adresseeritud organisatsiooni juhile, konkreetsele ametnikule, kuid võib olla suunatud ka kogu meeskonnale. Kirjadel on märgitud osalemistingimused, ürituste koht ja aeg ning vajadusel riietumisstiil. Tavaliselt sisaldab kiri üksikasju “manus”, mis annab teada ürituse programmi.

Garantiikirjad

Garantiikirjad koostatakse teatud lubaduste või tingimuste kinnitamiseks ja on adresseeritud organisatsioonile või üksikisikule. Garanteerida saab tehtud tööde eest tasumist, kvaliteeti, toodete tarneaega, kauba eest tasumist, renti jms. Sellistes kirjades kasutatakse tüüpväljendeid: “firma garanteerib, meie garanteerime, palume saata meile sularahas. (garantii liik), garanteerime makse, garanteerime tarneajad, garanteerime toodete kvaliteedi...”
Tavaliselt on kirjas märgitud maksetagatisi pakkuva organisatsiooni makseandmed.
Soovitav on kirja tekst kooskõlastada õigusteenistusega. Lisaks organisatsiooni juhi allkirjale saab anda pearaamatupidaja allkirja. Allkiri on kinnitatud pitseriga.

Palvekirjad

Ettevõtete, organisatsioonide ja asutuste nimel taotlusi esitatakse väga palju olukordi. Selle kirja tekst on tavaliselt üles ehitatud järgmisel kujul: sisu põhiosa sisaldab põhjust, mis ajendas teid taotlust esitama; taotluse enda avaldus; lõpuosa avaldab lootust oodatud tulemusele. Taotlusi väljendatakse tavaliselt sõnadega “küsin, me küsime”;
Palun abi...;
Palun saatke meie aadressile...;
Palun osale...;
Palun teavitage...;
palun võlg likvideerida...;
Palun tegutsege...

Käesoleva kirja põhieesmärk on veenda, tõendada nõude täitmise vajalikkust, seetõttu esitab kirja tekst veenvaid tõendeid, lisab arvutused, hinnangud ja muud alused, mis vormistatakse “manuses”.

Vasta kirjadele

Vastuskirja tekst algab tavaliselt päringu kordamisega. Järgmisena märgitakse taotluse läbivaatamise tulemused, motiveeritakse keeldumist (kui tegemist on keeldumiskirjaga) ja märgitakse keeldumine ise.
Ärikirjas sisalduva teabe olemus eeldab enamasti alternatiivsust vastuskirjas oodatavale teabele, s.t ärikirjavahetuses kehtib sisuliste aspektide paralleelsuse põhimõte, mis kajastub vastuse kirjavahetuse keeles. See tähendab:
1. Algkirja ja selle teema lingi olemasolu vastuskirjas;
2. Samade keeleliste väljendusvahendite (eeskätt terminoloogia) kasutamine mõlemas kirjas;
3. Mõlema kirja teabemahtude ja sisu aspektide võrreldavus;
4. Teatud järjestuse järgimine sisu aspektide esitamisel.

Vastuskirjade tekstid peavad vastama juhtide otsustes fikseeritud ülesannetele.
Esimene ja põhireegel on, et ära viivita oma vastamisega, ära pane korrespondendit ootama. Kui asjaolud on sellised, et te ei saa vastata fikseeritud aeg, teavitage sellest adressaati, aga ka ajavahemikku, mille jooksul saate anda lõpliku vastuse. Palun vabandage viivituse pärast, andes sellele märku objektiivne põhjus.
Vastuskirjas on märgitud selle dokumendi number ja kuupäev, millele vastus antakse. Neid andmeid ei sisestata kirja teksti, vaid blanketil selleks ettenähtud kohta või blanketil vormistamata dokumendi päise ette.

Keeldumiste esitamiseks kasutatakse järgmisi vorme:
- Teie ettepanek lükatakse tagasi järgmistel põhjustel...

Teile saadetud ühistegevuse lepingu kavand lükatakse tagasi järgmistel põhjustel...
- Meil ​​on kahju, kuid meie ettevõte ei saa teie pakkumist vastu võtta...

Tänukirjad

IN Hiljuti Tänukirjad on leidnud laialdast kasutamist ärikirjavahetuses.
Tänukirjad on reeglid head kombed suhted partnerite vahel. Partnerlussuhetes tuleb osata mitte ainult küsida, vaid ka tänada osutatud teenuste eest, mis tahes ürituste ühise läbiviimise, õnnitluste saatmise, vastuvõtu korraldamise jms eest.

Kirja saab koostada kirjaplangile või värvilisele kirjaplangile) tänukiri. Kui kiri on koostatud kirjaplangile, registreeritakse see ettenähtud korras. Tänukirja plangile koostatud kiri ei kuulu registreerimisele; Kuna kiri on olemuselt isiklik, ei ole soovitatav sellesse lisada atribuuti "esineja". Kirjade tekstid kasutavad standardset esitusviisi:
- avaldan tänu...;
- Olen siiralt tänulik...;
- Märgime tänuga...;
- Aitäh...;
- Tänan sind...

Kaaskirjad

Saatekirjad koostatakse adressaadi teavitamiseks võimalike dokumentide saatmisest. Kirja tekst koosneb kahest osast: teade saadetava materjali kohta ja täpsustav info (manused). Tavaliselt on kaaskirja tekst väga lühike, mahub A5 formaadile ja sellel ei ole iseseisvat pealkirja. Kaaskirjad algavad tavaliselt sõnadega:
- saadan infot...; - Meil ​​on hea meel teile pakkuda (soovitada)...;
- pakume teile...;
- Oleme kindlad, et olete huvitatud kõrge kvaliteet tooted..;
- Teatame, et...;
- Teatame, et...;
- Loodame edasisele koostööle...

Iga organisatsioon, olgu see siis riiklik tehas, väike pood või tohutu osalus, varem või hiljem tekib vajadus kirjavahetusse astuda. Selleks pead oskama ärikirja õigesti kirjutada, vormistada ja saata. Selles artiklis analüüsime ärikirjade tüüpe ja räägime selle dokumendi põhidetailide ettevalmistamisest.

Esiteks määratleme, mis tüüpi ärikirjad on olemas. Olenevalt sellest erinevad ju kirjade kirjutamise reeglid: mida kirjutada, kuidas kirjutada, kellele kirjutada jne.

Saate loetleda mitukümmend ärikirja tüüpi, kuid kõige levinumad on:

• infopost;
• kaaskiri;
• kirjalik lubadus, kirjalik tõotus;
• tänukiri;
• kaebus;
• nõue;
• pakkumine (mitte kaubanduslik);
• kommertspakkumine;
• kutse;
• õnnitlused;
• vabandus;
• sõnum;
• avaldus;
• kinnitamine;
• hoiatus;
• teatamine;
• meeldetuletus;
• soovitus;
• keeldumine;
• tellida;
• taotlus;
• viide;
• taotlus;
• tööpakkumine.

On veel üks eraldi kategooria kirjad on kohtukirjad. Me ei võta neid arvesse, kuna selliste kirjadega tegelevad ainult advokaadid ja nad teavad nende kirjutamisest palju. Kõik, mida peavad teadma kõik teised organisatsiooni töötajad, eriti need, kes töötavad postiga: kui satute sellise kirjaga (sellel on märge “kohtulik”), salvestage nii ümbrik kui ka kiri.

Ärikiri: struktuur

Ärikiri erineb muu hulgas tavalisest kirjast selle poolest, et sellel on selge struktuur, mis koosneb järgmistest osadest:

1. Sihtkoht.
2. Kirja teema.
3. Pealkiri või apellatsioonkaebus.
4. Sissejuhatav osa.
5. Põhiosa.
6. Lõpuosa.
7. Rakendus (kui see on saadaval).
8. Allkiri.
9. Täitja.

See on kõige levinum ärikirjade vorming, kuid loomulikult saab mõnda punkti muuta.

Sihtkoht

See on see, kellele me kirja kirjutame. Siin saate märkida ettevõtte nime, selle direktori või ametniku, kellega koos olete praegu sa vestled. Kui ärikiri saadetakse organisatsioonile esimest korda, on adressaat peadirektor. Kirja võib saata ka tavainimesele – eraisikule. Saajaid võib olla mitu, kuid parem on mitte panna rohkem kui viis. Sel juhul oleks õigem teha.

Olenevalt sellest, kellele me kirja saadame, vormistame andmed erinevalt. Kui adressaadiks on ettevõtte juht, siis kõigepealt tuleks märkida tema ametikoht, seejärel ettevõtte nimi ja initsiaalid koos perekonnanimega ja kõik. ülaltoodu peaks olema daatiivi käändes.

tegevjuhile

OÜ "Energotras"

O.R. Zazublin

Kui kiri on ettevõttes adresseeritud konkreetsele isikule, tuleb esmalt kirjutada nimetavas käändes organisatsiooni nimi, seejärel isiku ametikoht, initsiaalid ja perekonnanimi, daatiivis:

CJSC "Butil-Express"

Tootmise juht

R.N. Taburetkin

Kui kiri saadetakse organisatsioonile ilma konkreetse adressaadita, märkige organisatsiooni nimi nimetavas käändes:

OJSC "Mystic Pro"

Kui ärikiri on mõeldud üksikisikule, kirjutage esmalt perekonnanimi daatiivi käändes, seejärel initsiaalid ja järgmistele ridadele - postiaadress, kuhu kiri saadetakse. Kui postiaadress on teadmata ja dokument on plaanis muul viisil edastada, jätame ainult perekonnanime ja initsiaalid:

Komarova S.V.

St. Polevaja, 5, apt. 457,

Moskva, 123456

Lõppu pole vaja punkti panna ega fonti muuta, see peaks olema sama, mis kirja tekst. Atribuudi „Adressaat” tekst on joondatud paremale.

Kirja teema

See kokkuvõte kirju. Peate selle kirjutama põhiteksti kohale.

Teatud dokumentides ei pea te kirja teemat märkima, nimelt: teade, kaebus, nõue, õnnitlused, garantiikiri või hoiatus. Kõigi loetletud dokumentide pealkirjas tuleks kirja tüüp lisada, ainsaks erandiks on õnnitlused.

Teema tekst ei tohiks ületada 50 tähemärki, peate kirjutama väga lühidalt, kuid samal ajal aru saama, millest räägite see dokument. Sageli võib teemat väljendada 2-3 sõnaga, näiteks “Teabepäring” või alustada eessõnaga “umbes” ja kirjutada eessõna käändes.

Teema font võib olla kehafondist ühe punkti võrra väiksem, kuid mitte rohkem ja see pole vajalik. Joondamine tuleks jätta.

Näiteks:

Organisatsioonide eriolukordades tegutsemise korra koordineerimisest

Infonõue

Pealkiri või aadress adressaadile

Pealkiri või üleskutse kirjutatakse keskele, üks tühi rida kirja teemast.

See võib olla kirja pealkiri, mis sisuliselt asendab teemarida. Enamasti kehtib see kaebuste, pretensioonide, garantiikirjade, avalduste, hoiatuste või teadete kohta. See võib olla ka isiklik pöördumine kirja adressaadi poole.

Kui kirjutate pealkirja, on parem see tippida suurte tähtedega ja asetage see keskele. Pealkirja pole vaja esile tõsta suuremas kirjas, see peaks olema põhitekstiga täpselt sama. Saate muuta fondi paksuks:

TEATIS

NÕUE

Aadresside puhul tuleks alustada sõnaga “Kallis”, seejärel adressaadi nimi ja isanimi:

Kallis Galina Viktorovna!

Kallis Jevgeni Borisovitš!

Kui isiku nimi ja isanimi on teadmata, ei asendata neid initsiaalidega, vaid kirjutatakse järgmiselt:

Lugupeetud härra Petrov!

Lugupeetud proua Lisitsyna!

Kui ärikiri saadetakse organisatsioonile, mille juhi perekonna- ega ees- ega isanimi pole teile teada, kirjutage neutraalselt " Kallid kolleegid" või "Austatud härrad." Ärge unustage panna lõppu hüüumärki, kuid ainult ühte, te ei pea neid kolm või enam korda panema, näidates oma austust, see näeb täiesti lapsik välja.

Kirja tekst

Kirja tekst on jagatud kolmeks osaks: sissejuhatus, põhiosa ja kokkuvõte. See ei pea olema kolm lõiku, võib-olla rohkem. Iga tekstiosa läheb sujuvalt üle üksteiseks. Kui teie organisatsioonil pole kirja sisu kirjutamiseks korporatiivset fonti, on parem valida font Arial või TimesNewRoman, valida kas 12 või 14 font. Kirjutamist tuleks alustada punasest joonest, joondades selle laiuse järgi. Tekst tuleb laiuselt joondada. See võib koosneda lihtsatest või keerukatest lausetest ning igaühel neist peab olema mingisugune mõte ja see ei tohi olla tühi. Äriline kõnestiil ei talu mingit “vett”. Iga lõik algab punase joonega.

Sissejuhatus

Oma tutvustusega saad osutada varem saabunud adressaadi kirjale, millele kirjutad vastust, või teatada, et oled eelnevalt adressaadiga kokku leppinud, et saadad kirja. Kui inimesele kirjutatakse esimest korda kirja ja kokkuleppeid pole olnud, võite tutvustuse vahele jätta.

Sissejuhatus on üks lause või isegi osa sellest.

Näiteks:

Teie ref. 05.25.2015 nr 175-8/3-15 teatame järgmist

Vastavalt meie kokkuleppele…

Põhiosa

See on kirja osa, kus on kirjas peamine ehk probleemi olemus. Tavaliselt võib selle jagada kaheks osaks: "põhjendus" ja "taotlus". Põhjenduses on kirja kirjutamise põhjus, “päringus” on kirjas, mida soovitakse kirja saajalt saavutada.

"Taotlus" tuleks kirjutada uuest lõigust ja punaselt joonelt.

Näiteks:

Saadame Sulle läbivaatamiseks 2015. aasta juunikuu Kometa kaubanduskompleksi ja sellega piirneva territooriumi majandusliku korrashoiu dokumentide paketi.

Palun vaadake dokumendid üle, allkirjastage, kinnitage allkirjad pitseriga ja saatke üks komplekt dokumente Cleaning-Systems LLC-le.

Järeldus

Kiri peaks lõppema viisaka valemiga, mis sujuvalt allkirja sisse voolab, näiteks:

Lugupidamisega

Sügava tänutundega

Parimate soovidega

Lõpufraasi olemasolu või puudumine sõltub sellest, kui lähedane olete adressaadiga ja edasi ärikultuuri autor ja kirja sisu. Kui võtame näiteks usuorganisatsioonid, siis nad lõpetavad oma kirjad üsna pikkade ja emotsionaalsete fraasidega. Kuid kui kirjutate oma kaebusesse "Austusega", ei tundu see asjakohane. Seetõttu peaksite kaaluma, kas selline fraas on vajalik.

Olenevalt olukorrast, kirja tüübist ja tekstist on lõpufraas olemas või mitte. Kuna sellele fraasile järgneb allkiri, peaksite kasutama punkti asemel koma. Erandiks on see, kui kirja autoril õnnestus lõplik valem sõnastada lühikese, kuid tervikliku lause kujul. Seejärel pannakse lõppu punkt või hüüumärk.

Te ei tohiks fonti muuta, see peaks olema sama, mis kirja põhiosas. Punasele joonele on kirjutatud viisakusvalem. Peaksite põhiosast või rakenduste loendist kõrvale kalduma 2-3 rea võrra ja joondama selle ka laiuse järgi.

Allkiri

Punast joont siin ei väljastata. Asend on kirjutatud vasakule. Kui see on liiga pikk, on parem jagada see kaheks reaks. Asetame initsiaalid ja perekonnanime paremale, joondame mööda serva. Selle tulemusena saame positsiooni ja täisnime vahele vaba koht allkirja jaoks.

Näiteks:

Stroy-City OJSC peaarhitekt A.D. Semenets

Kliendiosakonna juhataja

toetus Telekontakt LLC A.V. Gavrilenko

Rakendus

Taotlused võivad olla dokumendid, mis on täiesti sõltumatud ja sisaldavad teatud teavet, mida töös vaja läheb. Kõik taotlused tuleb ära märkida see kiri, nummerdage need, märkige lehtede ja koopiate arv.

Kui ärikirjal on manuseid, kirjutatakse need kirja põhiosa järele läbi ühe tühja rea. Sõna "Application" või "Applications" on näidatud punasel joonel, millele järgneb koolon. Kui taotlusi on rohkem kui üks, kirjutatakse igaüks neist uuele reale ja nummerdatakse. Lisas on esikohal pealkiri, millele järgneb lehtede ja eksemplaride arv. Tekstikujunduses ei muutu midagi;

Näiteks:

Lisa: Festivalil osalemise avaldus 1 poognale. 2 eksemplaris.

Rakendused:

1. Helifailide hindamise skaala ja kriteeriumid 3 aastaks. 1 eksemplaris.
2. Koolituse „Juhtimine konfliktsituatsioonid» 2 l eest. 2 eksemplaris.

Teostaja

Vaatamata sellele, et igale ärikirjale kirjutab alla ettevõtte juht või tema volitatud esindajad ametnikud, kirjavahetust ise viib läbi tavaline lihttöötaja, s.o. testamenditäitja. Selles osas märgime tema nime ja kontaktandmed.

Teave kunstniku kohta asub alati kirja allosas, viimastel ridadel. Kirjutatakse töötaja täisnimi, isa- ja perekonnanimi, tema kontakttelefoni number on uuel real ja veelgi madalam - e-posti aadress. Jätame fondi samaks.

Näiteks:

Sp.: Anton Solomonovitš Leprikov

Kui kiri on täielikult valmis, printige see kirjaplangile ja registreerige, misjärel saate selle saata.